Подготовка новогоднего корпоративного мероприятия в небольших фирмах поручается отделу кадров или менеджеру PR и рекламе, в фирмах покрупнее обращаются за помощью в специализированные компании по организации корпоративных мероприятий, которые и занимаются в числе прочих и подготовкой и рассылкой корпоративных новогодних открыток и приглашений на новогодний корпоратив. Ответственный выбор новогоднего приглашения или открытки с поздравлением с Новым Годом ложится на их плечи. Каким же должно быть идеальное корпоративное новогоднее приглашение? Как не только заинтриговать сотрудников и партнёров фирмы, но и порадовать, доставив истинно эстетическое удовольствие?

В зависимости от темы корпоративного мероприятия, будь то День строителя или работников музеев, презентация по случаю запуска нового продукта или марки, день рождения компании или новогодняя вечеринка, от количества приглашенных, места проведения и масштаба мероприятия следует определить диапазон выбора самих открыток и конвертов к ним, текста, оформления (фольгирование текста, декор ручной работы и пр.) и возможности нанесения фирменной символики и логотипов.

Вторая особенная группа - это сотрудники компании. Для них подойдут стандартные приглашения или новогодние открытки с Индивидуальным именным обращением (персонализацией) или без (в зависимости от штата сотрудников). Следует уточнить в тексте открытки, приглашается ли только сам сотрудник или с супругой/супругом, спутником, приглашаются ли дети, в случае если подразумевается праздничная программа для них. Для рационального расчёта количества новогодних корпоративных приглашений в компании с многочисленным составом сотрудников, необходимо запросить руководителей подразделений об их количестве и поручить им же распределение готовых открыток по отделам.

Самый популярный корпоративный праздник новогодняя вечеринка, банкет, на который как правило приглашаются не только сотрудники фирмы, но и представители тех фирм, кто помогал компании в её росте, с кем рады продолжить плодотворное сотрудничество в следующем году.

Среди приглашённых гостей следует выделить несколько групп:

Небольшой круг значительных, важных, так называемых VIP-гостей. В зависимости от особенностей бизнеса компании это могут быть крупные клиенты и постоянные партнёры, учредители и спонсоры, политики и представители администрации, бомонд и представители шоу-бизнеса. Таким приглашённым руководитель или top-менеджер, работающий с ними, лично вручает эксклюзивные, люксовые пригласительные или пригласительный комплект, состоящий из открытки и небольшого подарка в виде бонбоньерке под стиль корпоративного приглашения.

Для этих людей должны быть составлены именные тексты, сами приглашения для корпоратива могут быть однотипными либо индивидуальными. Пригласительные на корпоратив следует вручать заранее, за 3 - 4 недели, и обязательно получить подтверждение, так как отсутствие такого гостя будет очень заметным и нежелательным.

Не менее важна следущая группа приглашенных - это поставщики, дружественные компании, СМИ и клиенты (не вошедшие в число VIP). Необходимо подготовить для этих гостей рассылку открыток (предпочтительно именных), не позднее, чем за 1-2 недели. Обзвонив их и уточнив кто планирует прийти и кто нет, вы не только окажете внимание, но и корректно спланируете бюджет вашего мероприятия. Текст новогодних открыток(корпоративных открыток) стандартный для всех приглашенных. К приглашениям могут быть приложены небольшие приятные сюрпризы: сувениры, бонбоньерки со сладостями...

Несколько остановимся на правилах написания текста приглашения и новогодней открытки.

Текст открытки рекомендуется составлять из нескольких предложений в 4 - 7 строк и не более 3 абзацев.

Первый абзац вводный или вступительный. Он начинается с обращения, как правило, персонального "Уважаемый Иван Иванович с супругой!", "Уважаемая госпожа Свиридова, ...", "Дорогой Павел Романович!" или же "Уважаемые коллеги, + ", "Дорогие партнёры!". Далее называется повод для встречи или поздравления, в случае с новогодними корпоративными праздниками текст может приобретать такую форму: "Мы поздравляем Вас с наступающим Новым годом и желаем встретить его в кругу друзей!"

Следующий абзац носит информационный характер. Можно подчеркнуть, в каком качестве приглашается данный человек, например "На протяжении нескольких лет Вы - наш постоянный клиент" или каким будет характер мероприятия: "Мы собираем узкий круг близких друзей компании", другие специфические детали мероприятия.

В последних, заключительных фразах 3-его абзаца указывается время, место проведения вечеринка, отмечается необходимый дресс-код (и необходимость карнавального костюма или маски), возможность привести с собой спутника, если это не указано в обращении. В этом разделе также можно указать о возможности воспользоваться заказанным транспортом для развозки приглашенных гостей по домам и т.п.

В тексте открыток следует избегать высокопарных выражений, например "с глубочайшим уважением" и "выражая безграничное почтение", "не будете ли столь любезны", "милости просим", и официальных фраз и заезженных штампов типа "предлагаем принять участие", "с целью встречи Нового года" и т. п. Излишними также будут подробности, например такие: "Мы признательны Вам за вклад в получение компанией рекордной прибыли в уходящем году". Лучше сказать: "Уходящий год запомнится плодотворным сотрудничеством между нашими компаниями". Или же подобное : "Мы не сможем исполнить все Ваши желания; оленей не будет, но Дед Мороз поздравит всех и вручит подарки"; "Мы хотели увезти всех в знойную Африку, но придумали кое-что получше"; лучше заменить на: "Мы постараемся исполнить Ваши желания".

Очень свежо воспринимаются тексты приглашений в виде диалога с приглашённым: "В преддверии Нового года Вы ждете праздника?", "Вы мечтаете снова окунуться в зимнюю сказку? Вы чувствуете аромат еловых шишек и слышите звон новогодних бубенчиков?".
В тексте открытки на новогодний корпоративный праздник обязательно должна быть вся необходимая информация о мероприятии: массовые гуляния на свежем воздухе или конкурсы, требующие предварительной подготовки... Этикет оформления приглашений на корпоративный праздник рекомендует вкладывать или впечатывать под основным текстом схему проезда к месту проведения мероприятия с указанием возможных мест для парковки или подъезда общественным транспортом. Наши дизайнеры помогут выполнить схему в стиле приглашения и в концепции новогоднего мероприятия, украсив её логотипом фирмы (в месте непосредственного проведения), добавив интересные детали или нестандартные подписи.

Необходимо выбрать из множества вариантов исполнения новогодних открыток и приглашений на корпоратив. Открытка может быть выполнена в виде карточки, вкладывающейся в конверт или же быть оформлена в виде складывающейся открытки с нанесенным текстом на неё или на вкладыш из дизайнерской бумаги или кальки: светлой или тёмной, плотной или полупрозрачной.

Для оформления рождественских открыток и новогодних приглашений используют различные технологии. Оформляют вручную атласными лентами, бантами, бусинами, расписывают золотым и серебряным гелем, используют фигурную обрезку краёв, штампы или ставят сургучную печать с логотипом фирмы или символикой нового года, если позволяет стиль новогоднего мероприятия.

Типографский способ изготовления открыток, приглашений и банкетных карточек подразумевает другие технологии:

• фольгирование - вид нанесения логотипа, названия фирмы или текста приглашения с использованием фольги при этом изображение приобретает естественный блеск золота, серебра, а также металлический блеск других цветов, напр. красный;
• конгрев - тиснение, позволяющее добиться выпуклой или вогнутой поверхности рисунка;
• вырубка, которая позволяет сделать прорези для углов и краёв открытки, "окошки" на титульной стороне приглашения, фигурный контур отдельных деталей;
• лакирование применяется как к всей странице или же делает глянцевыми отдельные элементы.

Открытка, конверт и внутренний конверт (если есть) новогодней открытки оформляются в одном стиле и цветовой гамме пригласительным текстом на вкладыше. Внутренний конверт несёт на себе прежде всего декоративную функцию, не стоит перегружать его излишней информацией. Интересной деталью внутреннего конверта может стать логотип фирмы, атласная лента с классическим или тройным бантом, сургучная печать с логотипом или фирменной символикой компании. Наружный конверт создаёт предвкушение того, что ждет получателя внутри.

Приглашения высокого уровня (класса люкс) может быть снабжено RSVP-карточкой (переводится с французского как "просьба ответить" или, как их иначе называют, гостевой или благодарственной карточкой. Она сочетается по стилю с открыткой и конвертом, как правило, содержит: контактную информацию (телефон или e-mail) и просьбу связаться и подтвердить свой приход или (что значительно реже в современном мире) представляет собой маленькую открытку с конвертом с адресом, которую нужно отправить обратно приглашающей стороне в подтверждение своего прихода или с извинениями о невозможности оного. Также благодарственные или RSVP-карточки могут содержать предложение выбора того или иного типа меню (рыбное/мясное или вегетарианское), место для комментариев, пожеланий и т. п. Благодарственная карточка меньше, чем приглашение на мероприятие, но шрифт, оформление и стиль новогодней открытки отражается на RSVP-карточке. При отсутствии гостевой карточки её может заменить пометка R.S.V.P. на карточке приглашения с указанием контактов, по которым необходимо подтвердить принятие приглашения или отказаться от него.

Самый уместный способ вручить приглашение на новогодний корпоративный праздник - личное вручение и своевременные вопрос о возможности приглашённого, присутствовать на новогоднем празднике. Если же такой вариант невозможен по причине предновогодней суматохи и большого числа планируемых гостей возможно воспользоваться почтовой или курьерской рассылкой. Приступать к рассылке приглашений и рождественских открыток нужно за 2 - 3 недели до даты мероприятия, обратится за помощью курьера за 1 - 2 недели.

Обычная рассылка почтой подходит только в том случае, когда до мероприятия достаточно много времени и число приглашенных велико. При этом есть вероятность, что письмо "затеряется" или придёт уже после даты мероприятия. Письма с уведомлением о вручении можно отследить, но и тут следует обратить внимание на сроки доставки.
В случае, когда до мероприятия осталось не так много времени, целесообразно обратиться к службам экспресс-доставки. Факт вручения письма с открыткой или приглашением подтверждается личной подписью адресата или лица его представляющего, да и сроки доставки существенно меньше: обычно сутки внутри города. Многие фирмы могут также организовать доставку приглашений своими силами поручив это сотруднику со служебным автомобилем.

И напоследок: рассылка приглашений по факсу или электронной почте моветон, как говорят французы, и исключена. Такая рассылка, более похожая на рекламный спам, свидетельствует о пренебрежительном отношении к приглашаемым гостям. Подобная экономия сразу показывает крайне низкий, примитивный уровень организации мероприятия. Электронную почту, как и телефон можно использовать только в качестве обратной связи, указав их в RSVP или гостевой карточке. Также устное приглашение по телефону и при встрече с рассказом о месте проведения мероприятия и других особенностях праздника не исключает вручения новогодней открытки-приглашения.